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Fonctions

Elaboration de Documents

L’outil Symfact d’élaboration de documents permet aux utilisateurs autorisés de générer de nouveaux contrats, des accords de confidentialité (NDA, CDA), etc., en piochant dans les clauses et la bibliothèque de standards fondés sur les règles d’entreprise. Ce module comprend également le suivi des négociations, des modifications éventuelles et du processus d’homologation en fonction des rôles des utilisateurs et de leurs domaines de compétences.
La plate-forme Symfact est une application de gestion étendue à l’ensemble de l’entreprise et couvre toutes les relations contractuelles durant le cycle de vie d’un contrat pour tous les partenaires et tous les types de contrats. La plate-forme de conformité Symfact contribue largement à optimiser les conditions et engagements convenus.
La très haute configurabilité des modèles se réfère aux éléments suivants:

  • Multiples sources standardisées:bibliothèques de clauses, contrats standards, modèles en plusieurs langues, tous les documents avec une quantité illimitée d’éléments contractuels
  • Données des parties contractantes:informations sur les contacts, évaluations et appréciations de même qu’indicateurs de performance (KPI) accompagnés de documents pertinents tels que rapports de gestion, listes de prix, extraits du Registre du Commerce, etc.
  • Diversité dans la définition des objets:immeubles, projets, départements, succursales, filiales, modèles, règlements, etc.
  • Informations contractuelles: registres configurables auchoix sur des faits, échéances, conditions, accords financiers, attributionà des produits, projets ou filiales
  • Documents originaux:disponibles aux formats pdf, doc, xml, msg, html, xls, pptx, tiff, jpg, docx, xlsx … (soutien de plus de 40 formats de fichiers différents)

Activation des contrats

L’enregistrement des contenus et des documents d’un contrat se fait manuellement, semi-automatiquement ou automatiquement:

  • Saisie manuelle et sauvegarde des métadonnées et des documents contractuels via le navigateur Internet
  • Mise à niveau périodique des données de base et de transaction ERP et SAP dans une période de temps fixée à choix via le service web Symfact
  • Enregistrement des documents numérisés soit isolément soit globalement y compris les données Excel
  • Téléchargement automatique de formulaires électroniques, comme InfoPath de Microsoft, générant automatiquement les métadonnées à partir des contenus du formulaire contractuel
  • Saisie et sauvegarde automatiques ou manuelles de documents Microsoft Word basés sur Office 2003, 2007 ou 2010
  • Elaboration de contrats sur la base d’interviews avec sauvegarde automatique
  • Elaboration automatique de contrats sur la base de métadonnées existantes (contenu des contrats)

Conformité

Les exigences de conformité représentent un énorme défi pour toutes les entreprises. Elles sont saisies sur la plate-forme de conformité Symfact et mises en pratique grâce à une technologie flexible, configurable au plus haut niveau.

  • Base centrale de données de conventions, contrats, directives et objets de tous types
  • Suivi des engagements et contrôle du respect de tous les critères et échéances
  • Examen de conformité et gestion proactive des partenaires
  • Coordination de la conformité entre les départements
  • Transparence dans les domaines des risques, engagements, conditions et prescriptions
  • Gestion des fournisseurs et des partenaires

Optimisation

La plate-forme de gestion de contrats et de conformité Symfact est une solution efficace pour tous les types de contrats et tous les domaines de conformité contractuelle; elle offre des avantages considérables de par ses techniques de procédés ainsi qu’un rapide retour sur investissement.

La base centrale de données raccorde la saisie décentralisée des données aux données de référence globales de l’entreprise quant aux informations contractuelles spécifiques comme les coûts, quantités, échéances, sujétions juridiques,références, etc.

La transparence et l’accès rapide aux données améliorent les engagements contractuels basés sur des documents et permettent d’éviter des erreurs coûteuses, des renouvellements manqués ou de nouvelles négociations.

La solution Symfact permet la gestion proactive de toutes les relations avec les partenaires grâce aux éléments suivants:

  • Evaluation et qualification de partenaires contractuels
  • Evaluation du KPI quant à la qualité, les coûts de possession (TCO), le suivi des délaisde livraisons, les risques, l’innovation, le respect des délais de paiement, les analyses, etc.
  • Conformité de toutes les sociétés quant au respect des critères légaux
  • Consolidation et optimisation des fournisseurs
  • Auto-déclarations des fournisseurs
  • Contrôle des ajustements financiers et des factures
  • Surveillance et pilotage des conditions et échéances convenues
  • Outils intégrés de planification et de rapport
  • Gestion des engagements financiers et conventions sensibles
  • Evaluation des fournisseurs

Analyses

La visualisation des critères d’évaluation des partenaires et des produits permet une gestion claire des engagements et des conditions. Les analyses des partenaires peuvent également être faites depuis des portails spéciaux sur lesquels, dans la mesure du possible, les propres données seront mises à jour (Autodéclarations d’offres, de contrats et téléchargement des documents relatifs).

  • Surveillance des prestations et évaluation des prestations (fournisseurs, clients, banques, assurances, départements, filiales)
  • Evaluation de types de contrats, clauses, documents et avenants
  • Evaluation des entités liées par des contrats, comme les projets, propositions, conseillers, régions, divisions d’entreprise
  • Appréciation des partenaires quant à la qualité, aux tendances commerciales, aux résultats financiers et au respect des standards convenus
  • Analyses de partenaires, gestion/direction et révision
  • Auto-déclarations de fournisseurs et de clients via un portail web
  • Contrôle de l’efficacité des engagements contractuels et examen des résultats dans les domaines pertinents concernés
  • Gestion des service, offres, rabais, qualifications, conditions, valeurs, etc.
  • Analyse des risques dans les domaines: finance, droit, production, stratégie, personnel, mesures régulatoires, directives

Archivage

Tous les documents contractuels et de conformité archivés sont accessibles par tous les utilisateurs autorisés. Les documents sont sauvegardés dans une base centrale sécurisée de données et peuvent êtrerecherchés dans le moteur « plein texte ». Des recherches standardisées ou individuelles en liaison avec des métadonnées et des documents peuvent être effectuées dans diverses combinaisons.

  • Gestion de tous les documents, contrats, métadonnées et avenants
  • Fonctions intégrées d’archivage configurées selon les besoins du client
  • Documents originaux, textes, images, supports audio et vidéo, etc., aux formats pdf, doc, docx, xml, msg, html, xls, pot, tiff, jpg (soutien de plus de 30 formats différents)
  • Recherches plein texte dans les données archivées,jokers ou données approximatives
  • Hyperliens ou liens XML vers d’autres systèmes d’archivage
  • Liaison directe vers les lecteurs optiques (module en option)
  • Téléchargement de façon empilée des documents et métadonnées avec attribution automatique des partenaires, objets et entités
  • Historique des activités et de tous les éléments et modifications
  • Pas de limite dans le nombre et les types d’attributs d’archivage
  • Réactivation de documents et données en fonction des rôles affectés
  • Recherche plein texte de métadonnées et de documents archivés

Intégration de l’Application

L’utilisation d’interfaces sur la base XML, de services web et de protocoles standards comme SOAP, SSL (https) et TCP/IP garantit l’intégration fiable dans les systèmes externes. La plate-forme Symfact soutient les liaisons passives (comme les données de base) de même que les liaisons actives (comme les données de transaction) avec les systèmes environnants. Ces intégrations répondent aux exigences du client et évitent une complexité inutile ou une adaptation ERP coûteuse de données non pertinentes.

  • Importation et exportation de fichiers aux formats xlsx, docx, rtf, pdf et xml
  • Importation de données d’utilisateurs, de fournisseurs, de projets, etc.
  • Possibilités d’interfaces ERP comme SAP, Oracle, etc.
  • Possibilités d’interfaces LDAP ou AD (Active Directory) y compris « Single Sign On »
  • Possibilités d’interfaces avec synchronisation Microsoft Outlook et liaisons directes
  • Possibilités d’interfaces avec des produits partenaires comme Hotdocs de LexisNexis (questions interactives pour l’élaboration d’un contrat)
  • Possibilités d’interfaces avec des formulaires électroniques comme InfoPath et Wordde Microsoft (connus comme étant des documents „intelligents“)
  • Téléchargement de volumes importants de données depuis des systèmes existants
  • Saisie Online ou Offline des données de partenaires, documents, contrats
  • Intégration d’Access, de fichiers textes ou de données ERP
  • Intégration d’un module d’auteur (élaboration des contrats et workflow)
  • Soutien global SOAavec Web Service Support

Alertes e-mail

En règle générale, le responsable d’un contrat fixe lui-même les alertes relatives aux échéances et aux événements. Les emails sont affichés sur la plate-forme Symfact et lui sont adressés avec le lien vers l’échéance ou l’événement contractuel correspondant.

  • Envoi automatique d’alertes et d’avis depuis la plate-forme Symfact par email
  • Envoi automatique d’avis liés à un événement, par exemple:
    • Lors d’un changement du statut du contrat
    • Lorsque la valeur totale des activités contractuelles dépasse un certain montant, par ex. € 20’000
    • Lorsque l’évaluation d’un fournisseur tombe sous un seuil de prestation minimal
    • Si le responsable d’un contrat n’a pas donné suite à une série d’avis (avis échelonnés)
  • Examen des alertes: à plusieurs reprises sans réponse, activités liquidées
  • Accès direct au contrat depuis l’email dans Outlook
  • Soutien de plusieurs adresses email: utilisateurs, gestionnaires ou partenaire externe
  • Suite à donner après plusieurs envois d’emails sans réponse
  • Formatage libre des alertes email
  • Inscription facultative dans le calendrier Outlook d’alertes email importantes
  • Liberté dans le choix des règles d’examen de la conformité
  • Rapports automatiques en pièces-jointes aux emails

Reporting base de données

Tous les éléments des données de la configuration Symfact sont accessibles, de même que les documents y relatifs. Sont également compris les recherches plein texte, les demandes sauvegardées par utilisateurs ou les rapports email périodiques. Tous les rapports peuvent être générés également en xml ou xlsx pour des explorations ultérieures en Data Mining ou des analyses complémentaires.

  • Génération d’un rapport en temps réel sur le statut actuel
  • Définition de rapports standards et ad hoc par utilisateur
  • Envoi direct du rapport en pièce-jointe à un email
  • Enumération de tous les documents d’un contrat sous forme de rapport
  • 15 rapports standards sont disponibles, comme des vues d’ensemble, résumés, présentations financières, risques, expiration d’un contratà échéance, contrats à négocier, conditions spéciales, etc.
  • Génération de tous les rapports aux formats pdf, xls, xlsx, rtf ou xml
  • Choix des périodes de cashflow
  • Choix des devises
  • Présentation automatique de tous les critères de recherche
  • Rapports complémentaires: budget annuel, cashflow mensuel, correctifs de paiement, liste des écritures correctives en suspens, liste des alertes email restées sans réponse, etc.
  • Présentations personnalisées des résumés sur l’écran
  • Choix des critères de classement d’un rapport

Recherche dans la base de données

La majorité des exigences envers les systèmes de gestion de contrats et de conformité repose sur les informations contenues dans les documents. La gestion des documents relatifs aux engagements et conventions doit être simple et leur sauvegarde doit être accessible facilement. Grâce à la solution d’architecture native XML de Symfact, tous les documents et emails sont sauvegardés de manière conviviale. La recherche et l’affichage de tous les documents sont possibles sur la plate-forme grâce au libre choix des mots et sans définitions préalables.

  • Sauvegarde de plus de 40 types de fichiers (doc, docx xls, pdf, jpeg, etc.) au format original
  • Libre choix des registres et fenêtres d’affichage des documents
  • Traçabilité de tous les documents textes y compris les PDF OCR
  • Recherches dans tous les objets définis ou dans un domaine précis
  • Sauvegarde des emails par glisser-déposer (Drag and Drop), pièces-jointes comprises afin d’assurer l’historique de la correspondance
  • Sauvegarde des informations pertinentes des documents
  • Numérisation automatique des contrats signés grâce au module code barre de Symfact

Accès et Sécurité

Des droits d’accès personnels sont attribués à chaque utilisateur de la plate-forme Symfact. Cette méthode est garante d’une grande sécurité et assure la traçabilité des activités de l’utilisateur pendant la validité d’un contrat. Les droits d’accès sont gérés par l’administrateur du système.

  • Identification et accès via LDAP/AD pour Single Sign On
  • Haute granularité des paramètres de sécurité pour les utilisateurs et les profils de rôles ou de groupes
  • Contrôle configuré des mots de passe (caractères spéciaux, activités, rappel automatique de reconnexion, etc.)
  • Affectation de plusieurs rôles à un utilisateur
  • Accès au mode ‘lecture’, ‘rédaction’ ou ‘pas d’accès’ à tous les niveaux
  • Attribution de fonctions par utilisateur (comme élaborer un contrat, modifier un partenaire contractuel ou supprimer une entité)
  • Attribution de plusieurs affichages par utilisateur
  • Attribution de plusieurs registres (comme les données financières ‘lecture, prix, pas d’accès’ et les faits ‘rédaction’)
  • Attribution des rapports par utilisateur
  • Attribution de contrats secrets uniquement par le propriétaire du contrat

Historique (Track and Trace)

Ce module enregistre toutes les activités du système, donc chaque clic, chaque sauvegarde et chaque modification dans l’application Symfact.

  • Sauvegarde de toutes les activités du système
  • Enregistrement avec date et heure pour chaque utilisation
  • Plus de 50 codes d’activité différents retracent l’historique – exemples:
    • Changement du partenaire contractuel
    • Login
    • Elaboration d’un nouveau contrat
    • Modification du mot de passe
    • Suppression d’un utilisateur
    • Téléchargement d’un document
    • Adaptation d’un élément des données, etc.
  • Tous les changements sont affichés à l’écran avec la nouvelle et l’ancienne valeur
  • Les données enregistrées peuvent être cherchées et classées (par activités, utilisateurs, dates, etc.)
  • Les enregistrements sélectionnés peuvent faire l’objet d’un rapport d’analyse et être archivés
  • Les activités enregistrées peuvent être visualisées par le propriétaire du contrat au sein du contrat
  • Affectation des rôles en rapport avec chaque activité
  • Des adaptations de configuration par utilisateur ou par application sont toujours possibles

Documents (Recherche/Sauvegarde)

La majorité des exigences envers les systèmes de gestion de contrats et de conformité repose sur les informations contenues dans les documents. La gestion des documents relatifs aux engagements et conventions doit être simple et leur sauvegarde doit être accessible facilement. Grâce à la solution d’architecture native XML de Symfact, tous les documents et emails sont sauvegardés de manière conviviale. La recherche et l’affichage de tous les documents sont possibles sur la plate-forme grâce au libre choix des mots et sans définitions préalables.

  • Sauvegarde de plus de 40 types de fichiers (doc, docx xls, pdf, jpeg, etc.) au format original
  • Libre choix des registres et fenêtres d’affichage des documents
  • Traçabilité de tous les documents textes y compris les PDF OCR
  • Recherches dans tous les objets définis ou dans un domaine précis
  • Sauvegarde des emails par glisser-déposer (Drag and Drop), pièces-jointes comprises afin d’assurer l’historique de la correspondance
  • Sauvegarde des informations pertinentes des documents
  • Numérisation automatique des contrats signés grâce au module code barre de Symfact

Données et Relations

Chaque entreprise souhaite suivre et gérer de nombreuses informations liées entre elles. Les contrats définissent les relations entre le contenu du contrat et les parties contractantes. De nombreuses entreprises veulent disposer d’autres informations pertinentes, comme sur les RFP, filiales, projets de l’entreprise, unités commerciales ou produits. La plate-forme de conformité Symfactoffre des possibilités illimitées pour définir des relations complémentaires vers des objets et pour les enregistrer dans le système afin que ces relations représentent des avantages concrets pour les utilisateurs.

  • Nombre illimité d’objets et d’entités (partenaires, projets, produits, manifestations, etc.)
  • Etablissement de relations entre objets de diverses natures
  • Utilisation des données de relations pour la sécurité et l’accès
  • Recherche et production de rapportspar relations
  • Ajout d’objets indépendamment des mises à jour du logiciel
  • Ajout et modification des éléments des données
  • Extensions de l’application avec de nouveaux domaines (comme la gestion des risques)

Workflows

Chaque entreprise met en place ses processus, standards et structures d’organisation nécessaires à la réalisation de sa procédure d’entreprise et de ses directives. La plate-forme de conformité Symfact met à disposition les outils nécessaires à la représentation des tâches et des procédures d’homologation. La plate-forme Symfact est la première plate-forme de gestion de contrats et de conformité à utiliser le langage XML de définition de processus (XPDL), un standard qui permet de définir les processus d’affaires.

  • Définition des workflows et processus d’homologation avec le standard XPDL
  • Workflows selon les règles de l’entreprise
  • Possibilité de définir des processus de surveillance ad hoc selon les rôles des utilisateurs
  • Avis automatiques dans le système et par email pour l’activation de processus
  • Possibilité de définir un remplaçant pour la surveillance temporaire
  • Passage automatique à la prochaine étape lorsque les échéances sont dépassées
  • Reporting actif sur le statut du flux de travaux
  • Possibilité de définir plusieurs examinateurs par étape de workflow

Langues/Monnaies/Objets

Les solutions développées par Symfact depuis sa fondation ont toujours tenu compte de tous les aspects d’une entreprise dans sa globalité. Les accords multipartenaires du côté fournisseurs et clients en font partie au même titre que la représentation des affaires et procédures en diverses langues et monnaies. La gamme de langues soutenues comprend les pays comme la Grèce, Israël, le Mali et le Bénin.

  • Langue par défaut définie par l’utilisateur
  • Soutien double byte pour toutes les langues
  • Fonctions d’aide spécifique par langue par survol de souris
  • Conversion monétairepar survol desouris
  • Tableaux des devises avec modifications hors ligne et en line
  • Accords multipartenaires avec contrats cadres, avenants ou annexes