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Plate-forme

Symfact propose aux entreprises, administrations et organisations de toutes tailles de renforcer leur gestion de contrats ainsi que les exigences de conformité qui s’y rattachent, deux notions qui sont de plus en plus imbriquées de nos jours.
Symfact offre à ses utilisateurs transparence, sécurité et optimisation de leurs processus d’affaires dans un ensemble de solutions innovantes et conviviales.
Des logiciels de premier plan complétés par des options à la demande et des applications préconfigurées orientées vers une utilisation immédiate ouvrent la voie à la mise en oeuvre de la gestion de contrats et de conformité répondant à la stratégie de l’entreprise. Les solutions sont présentées ci-après.

Gestion du Conseil et de l’Entité

Les documents et informations qu’ils contiennent sont l’essence même des Entités Juridiques. Les statuts annoncent la naissance d’une société. Les amendements expliquent les régles de sa gouvernance – de son origine jusqu’à sa dissolution, fusion, faillite, etc… Une multitude de documents sont créés à chaque étape – quelle que soit la durée de vie de l’entreprise. Ces documents sont également d’une importance capitale pour tout autre type d’organisations, y compris les partenariats (sociétés en nom collectif ou commandite), co-entreprises, sociétés à responsabilité limitée, filiales en propriété exclusive et divisions d’entreprise. La Gestion des Entités Juridiques Symfact permet transparence et contrôle continu.

Gestion de Contrat

Les contrats représentent la base de toutes entreprises ainsi que des relations avec leurs fournisseurs et clients : ils permettent de réguler les relations internes. La connaissance précise et la compréhension des options de conception, opportunités et risques sont essentielles pour toute entreprise.

Le respect des traités, lois et réglements devient de plus en plus complexe, non seulement au regard des termes purement juridiques, mais également des conditions, arrangements financiers, logistique, exigences de qualité accrues, garanties de performance, etc…
Pour assurer une Gestion de Contrats et Conformité optimale, la transparence est primordiale.

L’inégalité de niveau d’accés aux informations des collaborateurs impliqués dans la gestion des contrats, leurs non mises-à-jour, l’absence de contrôle concernant leurs contenus ainsi que le non-respect des délais sont les principaux risques relatifs à la Gestion de Contrats. C’est précisément sur ces points que Symfact intervient.

La Gestion de Contrats est centralisée et accessible à tous ceux ayant un accés autorisé via le navigateur.

Gestion de Contrôle, Surveillance et Sécurité

Capacité à atteindre les objectifs de maniére fiable (Gouvernance), tout en prenant en considération les incertitudes (Risques) et en agissant avec intégrité (Conformité).

Chaque entreprise doit posséder une connaissance compléte de la Gouvernance, des Risques et de la Conformité de toutes ses opérations, des processus, des relations d’affaire, des systémes et données afin d’obtenir une vue d’ensemble des risques et de leur impact sur les performances et sur la stratégie de l’organisation. Tout cela ne peut pas être géré sporadiquement. Les différents composants sont une partie nécessaire et complexe de l’entreprise. La Gouvernance, les Risques, la Conformité et les Contrats sont inexorablement liés : chaque organisation doit avoir sa propre approche.

La Gestion des GRC Symfact est basée sur des bibliothéques qui contiennent:

  • Listes de contrôle
  • Processus
  • Réglements
  • Directives internes
  • Evaluation des risques
  • Clauses
  • Modéles
  • Questions

Symfact propose un systéme centralisé qui coordonne l’ensemble des exigences et fait de la Gouvernance, des Risques et de la Conformité une partie intrinséque de l’entreprise.

Règlements, Communication et Formation

Les défis relatifs au contrôle des réglements et directives d’entreprise ont crû de maniére exponentielle avec la prolifération de documents, logiciels de collaboration, partages de fichiers et sites internet. Les organisations se retrouvent avec des réglements épars, dans des sites disparates, sans réelle connaissance de leur existence ou de la maniére de les faire respecter. Tout un chacun, au sein de l’entreprise, peut créer un document et le nommer un réglement ou une directive – exposant inutilement la responsabilité de l’entreprise. Ces standards finissent par être mal écrits, obsolétes – les exceptions n’étant pas consignées par écrit et l’entreprise n’ayant aucune preuve du respect effectif de ces derniéres.

Les coûts qui en résultent sont significatifs lors d’une Gestion de Réglements et Directives inefficace.

La Gestion des Réglements et Directives Symfact fournit un processus cohérent de contrôle du cycle de vie des standards, exceptions, réglements et directives d’entreprise.

La solution, entiérement basée Web, offre une plate-forme centralisée de création de normes et procédures de contrôle qui permet une concordance entre les objectifs, réglements, lignes directrices et pratiques de l’industrie. Chaque organisation est à même de communiquer concrétement ses réglements et directives, de surveiller les suivis d’acceptation, d’évaluer la compréhension et la gestion des demandes d’exceptions.

Risques & Conformité liés aux Tiers

Dans l’environnement économique actuel, la diversité de points de vue des parties prenantes a une incidence directe sur l’entreprise et ses résultats, et ceci d’une maniére sans précédent. Les partenaires, avec qui vous collaborez, définissent qui vous êtes sur un marché où il est primordial de non seulement connaître ses partenaires mais aussi de limiter les scénarios à risques. La communauté internationale demande de plus en plus aux entreprises mondiales de vérifier la conformité de leurs partenaires d’affaire – conformité avec les droits de l’homme, droits du travail, lutte contre le blanchiment d’argent, normes environnementales ainsi que la protection des consommateurs et la réglementation antitrust.

Le Gestion de l’Intégrité des Tiers Symfact fournit une évaluation permanente et indépendante des risques opérationnels, juridiques, réglementaires, financiers ainsi que des risques liés à la réputation de l’entreprise – tout en tenant compte des normes précises à respecter en fonction des industries, des pays d’implantation, de la taille et de la nature des transactions ainsi que de l’historique des tiers concernés.

Chaque entreprise doit définir quel tiers va être soumis à la diligence raisonnable. Les tierces personnes les plus souvent concernées sont des agents de vente commerciaux, courtiers, consultants (immigration, environnement), partenaires de co-entreprises, commanditaires et distributeurs en relation avec des entreprises commerciales appartenant à l’état.